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Projektreferenzen Einführung von BPM

Projektreferenz zur Fachberatung Geschäftsprozessmanagement

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Quelle = platinus, Online BPM-Organisationshandbuch

Ausgangslage​

Auslöser für das Organisationsprojekt waren zum einen der Bedarf einer effizienten Einführung (Onboarding) und fachkundige Unterweisung neuer Mitarbeiter in ihre zugewiesenen Prozesse und zum anderen der Auftrag IT-Legacy-System zu erneuer bzw. durch aktuelle Technologien abzulösen.

Im Zuge eines Auftrages zur Erneuerungen von zahlreichen IT-Lösungen (End-of-Life, Legacy-Systeme) wurde von den IT-Verantwortlichen die Notwendigkeit erkannt, die Geschäftsprozesse und die Produkte besser zu verstehen. Die Prozessdokumentation wurde als wesentlicher Input und Voraussetzung für die Automatisierung und Modernisierung von IT-Kompenenten und IT-Bausteinen angesehen.

Die Dokumentation der vorhanden Prozesse war unvollständig, auf verschiedenen Medien und Formaten (Vision, Word, Exel, Powerpoint,…) abgebildet und wies sehr heterogene Dokumentationsqualität hinsichtlich Level of Information (LoI, welche Element sind zu modellieren) und Level of Detail (LoD, Detaillierungsgrad) auf. Die Prozessdokumentation und die IT-Dokumentation entsprach nicht den Vorstellungen, Erwartungen und Anforderungen die für ein Re-Engineering von IT-Systemkomponeten erforderlich ist.

  1. Mind-Set. Das Verständnis über Nutzen, Ziele und Ausprägungen zum Prozessmanagement im Top-Management war heterogen. Eine Kultur für gezieltes Process-Engineering war nicht ersichtlich. Prozessreifegradbeurteilungen andiskutiert.
  2. Rule-Set. Die Governance-Vorgaben für BPM war unklar. Der Wünsch nach einem abgestimmten Organisationshandbuch für BPM, BPM-Richtlinien für ein besseres Verständnis zu den Zielen, Aufgaben und Rollen wurde vom Management und von Mitarbeitern geäußert. Die organisatorische Zuständigkeit für das Thema BPM war unklar. Die jeweiligen Fachabteilungen haben mehr oder weniger Prozesse anlassbezogen beschrieben. Die Aufgaben, Rollen und Qualifikation für Geschäftsprossmanagement waren unklar. Die QM-Abteilung hat den Schwerpunkt auf Produktqualität gelegt. Prozessqualität war ehr ein Randthema.
  3. Skill-Set. Ein Bild über die Ausbildung und Qualifikation von BPM-Rollen war nicht vorhanden. Im Zuge der Ist-Prozesserfassung durch Fachbereichmitarbeiter wurden sowohl fachliche / inhaltliche als auch methodische Defizite erkannt. Die Notwendigkeit für abgestimmten Fachgegriffe, Vorgehen, Modellierungskonventionen, Rollen und deren Qualikationen wurden erkannt.
  4. Tools-Set. Die technische Voraussetzungen für die zentrale Modellierung von Ist-Prozessen wurden geschaffen. Ein BPM-Repository wurde installiert und dem Fachbereich zur Verfügung gestellt.

Aus diesem Grunde wurde ein Mitarbeiter eingestellt und mit dem Aufbau und der Einführung von Geschäftsprozessmanagement beauftragt.

Aufgabenstellung​

  • Voraussetzungen für die Einführung und Etablierung von Geschäftsprozessmanagement in einem Organisationsbereich schaffen.

Ziele​

Ziel des Organisationsprojektes war es,

  1. ein Rule-Set für BPM zu erarbeiten, um die Einführung und Etablierung zu lenken.
    1. BPM-Governance Vorgaben zu erstellen und abzustimmen. Diese wurden in Form eines Online Organisationshandbuches für Prozessmanagement und Modellierungsrichtlinien sowie BPM-Dokumentationsvorgaben geliefert.
    2. BPM-Enablement Ressourcen zu erstellen und abzustimmen. Diese wurden in Form von Referenzen, Fachglossaren, Trainingsunterlgen, Mustergültige Modellierung von ausgewählten Geschäftsprozessen und durch aktives Coaching eines Schlüsselmitarbeiters erbracht.

Vorgehen​

Aufgrund des Umfages wurde der Anzatz des aktiven Fachcoachings ausgewählter Mitarbeiter gewählt. Dabei wurde der BPM-Referenzprozess mit all seinen Elementen wie Rollen, Prozessinput und Prozessoutput-Dokumenten, Informationssystem, etc. in die Organisation übertragen und angepasst.

Lösung​

Bei diesem Organisationsprojekt wurden mehrere Liefergegenstände erarbeitet. Der Wissenstransfer wurde über die Bereitstellung von Wissensressourcen, aktives Coaching und "Learning by Doing" sichergestellt.

  • Setup und Konfiguration eines Dokumentenmanagementsystem in Form eines BPM-HUB als zentrale Datendrehscheibe zum Thema Geschäftsprozessmanagement. Dieses Werkzeug bildet die Grundlage für die interne und externe Kommunikation mit den Prozess-Stakholdern von BPM.

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  • Erstellung eines Online Organisationshandbuches für Geschäftsprozessmanagement. Das BPM-Handbuch dokumentiert die BPM-Governancen-Vorgaben und ist eine wesentliche Ressource zur internen Führung und Kommunikation zum Themengebiet BPM. image-20221113100438147
  • Aufbau von BPM-Enablement Ressourcen für Schulungen, BPM-Projekte und Wissenstransfer. image-20221113100615551
  • Modellierung der BPM-Prozess im BPM-Repository. Diese Prozessdokumentation dient u.a. für internen Schulungen, um die Anforderungn und Muster an die Informationsqualität besser kommunizieren zu können. Die mustergültige Aufbereitung der Prozessdokumentation dient u.a. auch dem Wissenstransfer und Wissensanwendung in der gesamten Organisation. image-20221113101150195
  • Erstelltung von Modellierungskonketion für eine konsistenten Prozessdokumentation im BPM-Repositiry Adonis.

Evaluierung​

Die gesteckten Ziele zur Erabeitung vom BPM-Governance-Ressourcen wurden erfüllt.